Per garantire il successo di un evento di qualsiasi genere occorre fare una buona promozione anche tramite azioni di digital marketing. Questo vale sia per eventi fisici, tenuti nel punto vendita, nella sede dell’azienda o in spazi non direttamente appartenenti all’azienda (per esempio uno stand fieristico o una sala eventi in un hotel attrezzato), sia per eventi online come i webinar. In alcuni casi è possibile anche combinare i due ambiti e realizzare un evento in uno spazio fisico che viene mandato in streaming online.
Naturalmente un evento riesce a conquistare un’apprezzabile partecipazione di persone se effettivamente offre spunti di interesse. Se per esempio l’evento è semplicemente una presentazione dell’azienda e delle sue capacità produttive è molto improbabile che possa davvero incontrare il favore del pubblico. Viceversa un evento in cui è ospite un influencer del settore che partecipa all’esposizione delle nuove linee di prodotti dell’azienda commentandoli e valutandoli in tempo reale, le possibilità che l’affluenza sia consistente sono alte.
Se l’evento prevede la partecipazione fisica delle persone, si dovrà curare nei minimi dettagli l’organizzazione. Pianificare bene tutto è indispensabile per evitare che qualcosa possa andare storto deludendo le persone presenti. Per gli eventi più complessi e importanti conviene quasi sempre arruolare un event manager esperto che potrà farsi carico al meglio della gestione complessa di tutti gli aspetti organizzativi.
Quasi sempre l’event manager si occupa anche della promozione dell’evento, ma se si decide di organizzare l’evento senza ricorrere a professionisti esterni, cosa abbastanza comune per le PMI e per gli eventi di più facile organizzazione, i responsabili aziendali dovranno occuparsi anche della sua promozione. A seconda dei casi è possibile utilizzare anche i media tradizionali, come i giornali, le radio, le televisioni o perfino l’affissionistica. Ma ormai larga parte della comunicazione legata all’evento, sia quella preliminare che quella che deve seguire l’evento per raccontarne gli esiti e il successo, si attua nei media online.
Ecco allora le azioni indispensabili da mettere in pratica per promuovere un evento con azioni di digital marketing.
Presentazione nel sito e nel blog
Il primo passo da fare è presentare l’evento nel sito dell’azienda. Questo dà il vantaggio di mostrare un sito sempre aggiornato e di fare vedere ai visitatori che l’azienda è attiva nella proposta di nuove iniziative a vantaggio dei propri clienti attuali e potenziali. La presentazione si può fare in diversi modi.
Innanzi tutto collocando un riquadro o una sezione in home page in cui si presenta l’evento o con un popup che si apre nel sito dopo qualche secondo dopo che una qualsiasi pagina è stata aperta dall’utente o che si mostra quando l’utente sposta il mouse fuori dallo schermo con l’intenzione di abbandonare il sito (exit-intent popup).
Se il sito comprende una sezione “attività” o “news” si deve pubblicare un articolo di presentazione dell’evento. Se ha un blog occorre creare un post in cui si descrive l’evento. Tra parentesi, anche dopo che l’evento si è svolto è fortemente consigliabile pubblicare un nuovo post in cui si racconta come è andata e le ragioni del successo.
Creazione di una landing page di presentazione
L’evento va illustrato in tutti i dettagli in una pagina appositamente predisposta. Se l’evento prevede una previa iscrizione, in questa stessa pagina sarà presente il modulo per accreditarsi o un link a un eventuale form esterno, anche se è largamente preferibile che il modulo sia incluso e ben visibile all’interno della stessa pagina.
Questa pagina potrà essere realizzata all’interno del sito aziendale o, volendo, anche su apposite piattaforme esterne che offrono una varietà di funzioni utili sia per la creazione e configurazione della pagina, sia per avere traccia del comportamento degli utenti che visitano la pagina. Tra le più valide ci sono per esempio Unbounce, Squarespace o Leadpages.
In tutti i casi in cui si dovrà rinviare l’utente alla presentazione dell’evento, si dovrà sempre fare riferimento a questa pagina. Per esempio se si decide di promuovere l’evento mediante campagne di advertising la landing page collegata a ciascuna inserzione sarà proprio questa pagina.
Video di presentazione
Preparare uno o più video in cui si spiega in cui consisterà l’evento non è obbligatorio, ma sicuramente dà una marcia in più a tutta la macchina promozionale. Se fatto bene, un video comunica in modo più diretto e incisivo rispetto a un testo scritto e può coinvolgere molto di più.
Se si prevede la partecipazione all’evento di testimonial o influencer si potrà creare un video in cui questi stessi ne parlano. In generale è opportuno che il video abbia come protagonista una persona molto fotogenica e spigliata e non si limiti a una semplice inquadratura fissa con la persona stessa che parla. L’ideale è montare il video con qualche effetto in modo da renderlo più dinamico e vivace, magari introducendo riprese live dei luoghi in cui l’evento si terrà, immagini che anticipano prodotti o temi che saranno presentati durante l’evento, ecc.
I video realizzati potranno essere inseriti nella pagina di presentazione dell’evento, ma anche pubblicati nei social, per esempi in Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok e YouTube. A questo scopo, conviene tenere il video sotto i 30 secondi di durata per rendere più probabile che gli utenti lo vedano per intero senza annoiarsi.
Gli stessi video possono anche diventare il contenuto di un’inserzione di advertising finalizzata a promuovere l’evento. In questo caso dovranno essere molto vivaci e compatti, in modo da arrivare al pubblico conquistandone subito l’attenzione e l’interesse.
Creazione di una pagina evento in Facebook ed eventualmente in LinkedIn
Facebook e LinkedIn consentono di creare una pagina evento in cui si può presentare quello che l’azienda sta organizzando e permettere agli utenti di iscriversi direttamente.
La creazione di questo genere di pagine è molto semplice e per realizzarle rinviamo direttamente ai tutorial molto chiari di Facebook e LinkedIn:
- come creare in Facebook un evento a cui si partecipa fisicamente
- come creare in Facebook un evento online
- come creare un evento in LinkedIn
Queste pagine evento sono molto utili perché godono di una propria visibilità organica all’interno dei social. Inoltre una pagina evento può diventare oggetto di una campagna di advertising sia in Facebook che in LinkedIn. In questo modo le persone che la visualizzano possono iscriversi direttamente dalla pagina dell’evento piuttosto che usare la landing page. È una soluzione raccomandata soprattutto nel caso di eventi più piccoli o se per esempio non si dispone di una landing page (cosa comunque molto deprecabile).
- Come creare un’inserzione per promuovere un evento di Facebook
- Come creare un’inserzione per promuovere un evento di LinkedIn
Invio di email
Se si ha una buona mailing list si deve creare una serie di invii di email per informare dell’evento. Una buona campagna di email marketing dovrebbe durare almeno una decina di giorni.
Una buona soluzione è iniziare con un’email in cui si fa riferimento all’articolo di presentazione dell’evento, che aiuta a contestualizzare e a creare interesse senza essere troppo incalzanti. Dopo due giorni si invia un invito ufficiale all’evento che fa riferimento diretto alla landing page. La settimana successiva si invia un’email in cui si raccontano gli aspetti più particolari e interessanti dell’evento. Uno o due giorni dopo si invia un’altra email simile alla seconda, in cui si fa presente che il tempo per iscriversi all’evento sta per scadere. Il giorno prima dell’evento si invia un’email in cui si avverte che è l’ultimo giorno per aderire all’evento.
Tutte le email ovviamente conterranno un link verso la landing page, in modo che chi ha deciso di partecipare possa iscriversi subito. Le email dovranno essere quanto più concise possibili e avere una grafica elegante e chiara.
Volendo si possono creare azioni di email marketing automation. Per esempio programmando l’invio di email differenti – più incisive e dirette – agli utenti che hanno aperto le email precedentemente inviate o a quegli utenti che hanno visitato la landing page per esempio seguendo il link contenuto in un’inserzione di advertising.
Da notare che si deve prevedere l’invio di un’email appena un utente completa la propria iscrizione. Agli iscritti poi si dovrà mandare un’email il giorno prima dell’evento (e volendo anche il giorno stesso) per ricordare la data e il luogo dell’evento.
Campagne di advertising
Se l’evento è importante e dà un grande lustro all’azienda, conviene investire in una campagna di advertising dedicata alla sua promozione. I canali migliori a questo scopo sono sicuramente i social media, che solitamente sono quelli in cui le persone si trovano in una condizione di maggiore recettività rispetto ai suggerimenti di questo tipo di iniziative.
Facebook e Instagram vanno preferiti su tutti, ma eventualmente si può considerare anche LinkedIn (se l’evento si rivolge a professionisti) e TikTok (se ci si riferisce a pubblici più giovani). Non è da escludere nemmeno una campagna su YouTube (per esempio utilizzando i video realizzati per la promozione dell’evento) o in Google Ads Display, ma chiaramente questi ultimi canali sono consigliati solo quando l’evento è estremamente importante e deve richiamare un pubblico molto ampio.
In generale va detto che la pubblicità di un evento è comunque una pubblicità dell’azienda e del brand. Perciò a prescindere dai risultati che porta all’impresa rappresenta sempre un buon modo per promuovere il brand e aumentarne la notorietà. Le aziende che organizzano eventi sono sempre percepite come le più attive e più propositive e quindi vedere l’inserzione di un’impresa che promuove un evento immediatamente porta le persone a considerarla tra i leader del mercato.
Volete un supporto nella promozione di un evento tramite il digital marketing? Contattateci, siamo a vostra disposizione per una prima consulenza gratuita e per aiutarvi a sostenere il vostro evento al meglio.
