Per avere le idee chiare su come fare un webinar di successo si deve possedere una serie di competenze specifiche. Realizzare un webinar infatti è un’operazione che richiede una accurata preparazione, con passaggi su cui soffermarsi per procedere passo dopo passo al suo allestimento. Bisogna sapere utilizzare correttamente e in modo sicuro la piattaforma tecnologica per il webinar, sapere comunicare correttamente durante il webinar in modo da coinvolgere i partecipanti e intrattenerli senza annoiarli, usare opportunamente presentazioni, immagini e altri contenuti multimediali e infine bisogna gestire le relazioni e le occasioni di dialogo che il webinar genera.
Ma procediamo con ordine e analizziamo più a fondo ciascuno di questi punti, partendo dal definire cos’è un webinar e quali vantaggi porta alla comunicazione di marketing delle aziende.
Cos’è un webinar?
Nella sua forma più semplice, un webinar è un seminario condotto sul web. Avviene in diretta. È reso possibile da un software che gestisce il collegamento tra utenti iscritti e relatori. Nel corso del seminario i partecipanti possono interagire con i relatori, facendo domande o considerazioni grazie al programma di interfaccia.
Esistono però dei webinar più articolati, che di fatto possono essere dei veri e propri eventi online basati su opportunità di interazione. Un webinar infatti può essere la presentazione di un prodotto o servizio, un vero e proprio evento di formazione complesso, una sessione di domande e risposte con i partecipanti, ecc.
La differenza tra webinar e webcast o live streaming
La differenza sostanziale tra un webinar e le forme di webcast o live streaming è nel rapporto con i partecipanti.
Nei webcast, che si possono fare anche su Facebook, Instagram e altri social che consentono i live streaming, chiunque può partecipare, l’evento è immerso nel feed del social network, normalmente non c’è previa iscrizione all’evento. Il livello di attenzione e di coinvolgimento dei partecipanti è estremamente basso e volatile, spesso i partecipanti entrano a metà del webcast o seguono a intermittenza. Inoltre non c’è modo attualmente di utilizzare strumenti come le slide stile powerpoint, le lavagne digitali, ecc.
Il webinar invece si fonda sulla previa iscrizione dei partecipanti. Non essendo svolti su piattaforme pubbliche come i social, per partecipare ai webinar occorre un invito che permette l’accesso alla piattaforma in cui si svolge. L’accesso può essere gratuito, ma in molti casi in cui l’evento online è di forte interesse è possibile svolgerlo a pagamento, cosa impossibile nei webcast. In questo senso il webinar va pensato come un evento esclusivo, a cui partecipano dei privilegiati che daranno la massima attenzione a tutto quello che verrà proposto dagli organizzatori. Inoltre ogni iscritto darà all’organizzazione la propria email, che potrà essere utilizzata per mantenere il contatto con l’utente anche dopo la conclusione del webinar.
I vantaggi dei webinar per le aziende
In generale un webinar può essere di grande aiuto alle aziende perché permette di presentare l’azienda in maniera esaustiva, dando in senso letterale un volto al proprio brand. Durante il webinar l’azienda incontra il suo pubblico in modo diretto e personale, stabilisce un fortissimo engagement e crea un dialogo che, se ben gestito, può proseguire oltre il webinar, per esempio tramite email o anche nei social network.
Per la sua natura di esclusività, la partecipazione a un webinar può essere vista dai clienti di un’azienda come un premio che l’azienda dà ai suoi fan più entusiasti, ma anche come modo per portare i potenziali nuovi clienti ad approcciare in modo stimolante e coinvolgente l’universo dell’azienda. In quest’ultimo caso, il webinar può essere un ottimo strumento per generare lead di valore.
Inoltre un webinar è un evento che se ben configurato e svolto può portare le persone a sentirsi parte di un’esperienza avvincente, che le vedrà attive in prima persona. Una forma di marketing esperienziale che fa leva sulla presenza e sul coinvolgimento personale, che rimarrà impressa nella memoria e genererà passaparola positivi e intensi.
Va evidenziato anche che i webinar possono essere uno strumento potentissimo per l’influencer marketing: un’azienda che lavora con gli influencer (soprattutto i microinfluiencer) può invitarli a dei webinar esclusivi in cui possono incontrare figure chiave dell’azienda, vedere in anteprima nuovi prodotti, scoprire aneddoti sulla vita aziendale o avere informazioni tecniche sulla produzione. Potete stare certi che dopo il webinar parleranno di voi ai loro follower con accenti entusiastici!
Ecco i passaggi principali della sua realizzazione.
Avere una progettualità
Quando si vuole mettere in atto un progetto, bisogna cominciare dalle basi. Dunque il primo passo da fare è quello di scrivere tutte le azioni che è necessario compiere, tutti i passaggi che si presume debbano essere percorsi per preparare il webinar come si deve. A tal proposito è necessario porsi delle domande, la prima delle quali è “quali sono gli obiettivi che vogliamo raggiungere con il webinar?”.
L’obiettivo è la chiave che guiderà le azioni da svolgere per prepararlo. Si può avere lo scopo di fare brand awareness, di spingere un prodotto o servizio nello specifico o quello di fare lead generation. Dopo aver fissato l’obiettivo, bisogna procedere con la scelta dell’argomento da trattare. Bisogna fare attenzione ai tempi. Un webinar non deve essere troppo lungo onde evitare di stancare l’audience, per cui bisogna puntare alla chiarezza ma anche all’essenzialità.
Distribuire i compiti
Quando si tratta di allestire un webinar i compiti da svolgere sono molteplici. C’è chi crea il progetto e definisce i contenuti; c’è chi gestisce il software per l’allestimento del seminario e si occupa di tutte le specifiche tecniche di audio e video; c’è chi promuove l’evento sui social o nelle altre arene pubblicitarie del web; c’è poi lo speaker che condurrà il seminario e infine può anche essere presente colui che legge i commenti man mano che arrivano e cura in parallelo le conversazioni che possono sorgere durante lo svolgimento del webinar. Tutti questi compiti richiedono abilità diverse. Per avere la certezza di ottenere risultati di valore si possono utilizzare risorse in outsourcing affidandosi alla professionalità di aziende esperte nell’allestimento e promozione di webinar.
Pianificare i contenuti
Per evitare di andare fuori tema, di dilungarsi eccessivamente, o peggio ancora annaspare alla ricerca di un contenuto che durante l’esposizione si è pensato di mostrare, si deve pianificare con attenzione e precisione tutti i contenuti da trattare. Occorre fare una scaletta precisa di ciò che si dirà, delle tempistiche, dei momenti da dedicare alle interazioni con i partecipanti. Alcune parti potranno essere improvvisate, altre dovranno seguire un canovaccio rigido o magari addirittura avranno dei testi scritti precedentemente. Inoltre si dovranno preparare tutti i materiali utili a sostenere l’esposizione: slide, immagini, video, testi, ecc.
Curare l’esposizione
Un webinar è un evento a tutti gli effetti. Pertanto deve non solo proporre contenuti di valore, ma anche intrattenere i partecipanti. Un relatore monotono, rigido, incapace di gestire tempi e modi di un’esposizione rovinerà il valore di un evento webinariale. Esistono tecniche precise per fare public speaking online. Si possono apprendere tramite la lettura di libri specifici sull’argomento (uno dei migliori in Italia è Public speaking online di Luca Vanin) o anche mediante dei brevi corsi di formazione che insegnano a dare il meglio di sé quando si incontra un pubblico online.
Promuovere il webinar
Il webinar va pubblicizzato. Per trovare gli iscritti, è necessario non solo fare sapere in giro che si terrà questo seminario sul web, ma anche comunicare quali sono i vantaggi della partecipazione. Perché un utente dovrebbe partecipare? Rispondendo a questa domanda si può allestire una campagna che miri a trovare iscritti. La promozione può avvenire tramite social, tramite Google AdWords, tramite email marketing e azioni di content marketing basate sul blog.
Gestire il follow-up
Le aziende che svolgono un webinar di successo, in cui hanno raccolto una grande quantità di iscrizioni, accumulano una significativa quantità di contatti. L’errore tipico è non lavorare sul follow-up dell’evento: le persone che hanno partecipato al webinar, specialmente se hanno apprezzato l’evento, ricorderanno per almeno un paio di settimane la loro presenza al webinar. Per questa ragione avranno maggiore disponibilità a dialogare con l’azienda o anche solo a recepire le sue proposte, anche quelle commerciali. Lavorare sul follow-up significa cogliere l’opportunità di trasformare un partecipante in un vero e proprio ambassador dell’azienda, che parlerà dell’azienda spontaneamente e con toni vivaci e positivi.
Il follow-up si basa sull’invio di nuovi contenuti più o meno pertinenti al tema del webinar agli utenti che hanno partecipato mediante email o anche nei social. Un metodo sofisticato è quello di trasformare le email raccolte grazie al webinar in un pubblico personalizzato (custom audience) in Facebook o LinkedIn e avviare delle campagne di advertising mirate a questo pubblico.
Come è chiaro, l’integrazione dei webinar nelle strategie di comunicazione di marketing aziendali può dare dei vantaggi considerevoli e per alcuni versi unici a un’impresa. Ma la realizzazione di un webinar è un’operazione complessa, che richiede competenze specifiche. Communication Village, in partnership con WebinarPro, leader in Italia nell’organizzazione di webinar, aiuta le aziende a creare dei webinar di successo e a realizzare una promozione e un follow-up capaci di portare un ritorno sull’investimento di straordinario valore. Contattateci per saperne di più e capire come fare dei webinar di valore per la vostra impresa.
Nell’infografica che segue sono riassunti tutti gli step necessari per realizzare un webinar di successo.
