Come costruire le linee guida all’uso dei social media per i dipendenti - Blog di Communication Village

Come costruire le linee guida all’uso dei social media per i dipendenti Il comportamento dei dipendenti nei social media potrebbe entrare in conflitto con la comunicazione ufficiale dell’azienda. Ecco alcuni suggerimenti su come costruire delle linee guida corrette

L’uso dei social media da parte dei dipendenti

Il segreto per una strategia di employee advocacy che funzioni è istruire nella maniera corretta i propri dipendenti. In particolare quando si decide di coinvolgerli nell’uso dei social media è bene fornire delle linee guida approfondite che limitino le probabilità di commettere errori.

L’approccio migliore sarebbe in primo luogo organizzare dei veri e propri corsi di formazione in modo che tutti, non soltanto il team che gestirà nella pratica i canali social dell’azienda, siano consapevoli dei rischi e dei vantaggi del canale. Un piano di employee advocacy ben fatto, infatti, prevede anche l’uso dei profili più o meno privati dei dipendenti che si trasformano in veri e propri testimonial e ambassador.

Prima di procedere oltre è d’obbligo una precisazione per evitare fraintendimenti. Quando parliamo di istruire i dipendenti di un’azienda all’uso dei canali social dell’azienda e per l’azienda di fatto ci riferiamo a due casi: quello dei dipendenti che gestiscono gli account social ufficiali e di fatto parlano a nome dell’azienda e quello dei dipendenti che usano i propri profili privati anche per pubblicizzare contenuti aziendali o, anche indirettamente, rappresentare l’azienda.

A seconda della mole di istruzioni e di condizioni legali legate soprattutto all’ambito della protezione di dati sensibili e personali, è possibile decidere di inserire e regolare entrambi gli ambiti all’interno di un unico documento oppure optare per due trattazioni distinte e separate.

Le linee guida all’uso dei social media da parte dei dipendenti devono contenere istruzioni ben precise sul tipo di contenuti ammessi e sul tono da usare. Non soltanto la voce dell’azienda deve essere unica, ma è bene che in nessun caso il messaggio possa risultare distorto o essere male interpretato.

È bene inserire sia degli esempi da seguire sia dei casi esemplari di epic fail e scivoloni assolutamente da evitare e non imitare, in modo che ogni divieto sia controbilanciato da un modello da imitare.

Se stiamo parlando di un’azienda che ha deciso di approcciarsi da poco alla comunicazione sui social media, potrebbe essere utile inserire un chiarimento su quali siano i ruoli fondamentali e chi li ricopre, in modo che la filiera operativa sia chiara e trasparente per tutti e che chi partecipa alla costruzione e condivisione del messaggio sappia qual è il referente migliore a cui affidarsi o chiedere chiarimenti.

Insieme alla definizione precisa delle azioni lecite e quelle illecite che ciascun dipendente può tenere sui social media è opportuno indicare anche le conseguenze per il dipendente se contravviene alle linee guida definite. In particolare possono essere previste sanzioni o anche ripercussioni sulla permanenza in azienda. Ovviamente, la definizione di questo tipo di clausole dovrà essere effettuata insieme a un esperto di diritto del lavoro, pena l’impugnabilità delle condizioni imposte e un effetto boomerang sull’azienda che potrebbe vedersi costretta a risarcire il dipendente a causa di una disposizione illegittima.

In particolare, quando si prescrive al dipendente di adottare certe prassi nella gestione del proprio account social personale – per esempio vietando di pubblicare fotografie poco dignitose o di parlare esplicitamente del proprio lavoro in azienda – si deve tenere presente che si rischia di entrare in un ambito di regolamentazioni che entra in conflitto con la privacy dell’utente. Per questa ragione, bisogna evitare di formulare norme in modo leggero o arbitrario: consultare un esperto della legislazione in materia in molti casi può risultare assolutamente indispensabile.

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