Vi presentiamo 6 consigli che vi aiuteranno a preparare una presentazione in PowerPoint efficace ed esaustiva. Accompagnare il proprio discorso a una presentazione in PowerPoint ben fatta è di grande aiuto per il pubblico che vi ascolta, perché agevola di gran lunga la loro comprensione, oltre a rendere più piacevole assistere al vostro speech. Ma a trarne beneficio non è solo la platea; anche colui che tiene il discorso, che sia il formatore, il laureando o il professore, avrà una marcia in più disponendo di una presentazione in PowerPoint efficace: a giovarne sarà soprattutto la sua sicurezza personale. Ci si sente più a proprio agio e disinvolti se si dispone di una presentazione completa, chiara e interessante.
Vediamo sei consigli per prepararla al meglio.
1. Usate carta e penna per progettare la presentazione
La primissima fase di progettazione della vostra presentazione potrà non prevedere l’uso del computer. Per cominciare vi servirà soltanto un quaderno e una penna. In questa maniera sarete sganciati dalla necessità di dover ricorrere alle tecnicità del computer, non sempre semplici da improntare; carta e penna permettono invece di liberare la creatività e di pensare al vostro progetto in una maniera più semplice. Iniziate quindi semplicemente dedicando un quaderno alla creazione di questo progetto di presentazione. La prima cosa a cui pensare è al target della presentazione: chi dovrà ascoltarvi? La tipologia di persone che vi assisterà infatti è determinante per stabilire il tono delle slide, che potrà essere più serioso o più leggero a seconda che si tratti di dirigenti di un’azienda, di professionisti o di ragazzi alle prime esperienze.
2. Progettate di pari passo discorso e presentazione
Il vostro discorso dovrà seguire di pari passo la presentazione, alla fine dei giochi. Si tratta di due unità collegate tra loro. I concetti che veicolerete a voce troveranno un supporto didattico nelle slide. Per organizzare bene le idee, potrà tornarvi utile scrivere idee, concetti e contenuti fondamentali che volete comunicare con il vostro discorso nel vostro quaderno. Procedete un po’ a ruota libera in questa fase di progettazione. Da questa nuvola un po’ caotica di idee, in una seconda fase provate a mettere ordine tra gli argomenti, scrivendo una sorta di bozza della vostra presentazione, sottolineando i passaggi più importanti che potrebbero essere messi in risalto da una immagine, da un grafico o da altro.
3. Usate il potere della narrazione
Procedendo di limatura in limatura, pian piano il vostro progetto di presentazione si affinerà e diverrà più vicino alla riproduzione finale. A questo punto della fase di progettazione potete incasellare il vostro discorso all’interno di espedienti narrativi coinvolgenti e interessanti: il vostro speech potrà essere presentato come una sorta di storia con protagonisti, criticità e soluzioni, in modo da attrarre maggiormente l’attenzione degli ascoltatori.
4. Considerate il tempo che avete a disposizione per parlare
Una presentazione di dieci minuti è diversa da una di trenta o da una di due ore. La quantità di concetti su cui ci si può soffermare sarà diversa, come sarà diversa la costruzione del discorso stesso. Nell’allestimento della bozza del vostro discorso, tenete a mente la durata del vostro speech: se è breve dovrete soffermarvi soltanto sui punti salienti dell’argomento che tratterete, tralasciando il resto. Se invece avrete più tempo a vostra disposizione, potrete spaziare maggiormente e fare un discorso più ampio e articolato.
5. Quante informazioni informazioni inserire in ogni slide?
Inserire troppe informazioni all’interno di una slide può distrarre gli ascoltatori e risultare dispersivo. È bene che ogni slide sottolinei un solo concetto del vostro discorso e che contenga poche parole, in modo da risultare maggiormente incisiva. Molto efficace è anche l’uso di grafici o infografiche. Ci sono però alcuni casi in cui ci si può trovare a illustrare una serie di punti che sono collegati strettamente tra loro e che è opportuno che i discenti vedano tutti insieme nello stesso momento; in questo caso è possibile preparare delle slide più dense e ricche, che però dovrete rendere più stimolanti tramite una presentazione molto brillante e vivace. In generale, più la slide è densa e concettuale, più dovrete essere abili a non rendere noiosa l’esposizione. Se invece non avete il talento di un grande public speaker allora conviene che sia la slide a intrattenere per voi e in questo caso introducete senz’altro anche delle immagini e una buona grafica ad alleggerimento dei contenuti presentati. Tenete anche presente però che i contenuti grafici e multimediali distraggono fortemente l’attenzione, quindi non ne abusate.
6. Usate gli stessi colori o la stessa tonalità di colore nella presentazione
Adottare una determinata cifra stilistica per l’allestimento delle slide è una chiave vincente per catturare l’attenzione e dare alla platea la percezione di professionalità e cura da parte dell’oratore. Evitate i colori sgargianti; preferite le tonalità tenui. E soprattutto mantenete un’uniformità grafica ed estetica in tutte le slide.
